วิธีเขียนอีเมลให้ถูกใจผู้รับ

เราเชื่อว่านอกจากตัวเนื้องานและการทักทายเบื้องต้นแล้ว การสร้างความประทับใจในบทสนทนาก็สำคัญไม่น้อยไปกว่าผลงานเลย ในที่นี้เราจะพูดถึงการเขียน Email ซึ่งเป็นการเขียนบทความประเภทหนึ่ง
ในที่นี้เราจะพูดถึงการเขียน Email

ฟรีแลนซ์หลายคน เอาเป็นว่าเรียกได้ว่าแทบทุกคนที่จะต้องติดต่องานผ่านทาง Email เพราะข้อดีของ Email คือสามารถเก็บทุกการสนทนาและแก้ปัญหาเวลาที่เราทำงานตรงตามบรีฟแต่ลูกค้าแย้งว่าไม่ตรง เรียกง่ายๆ คือหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั่นเอง ทุกหลักสูตรในการเรียนจะต้องมีสอนเกี่ยวกับพื้นฐานการเขียน Email หรือ จดหมายสมัครงานอยู่แล้ว แต่มักจะผ่านตาทั้งสองข้างและผ่านไปไหนก็ไม่รู้ ดังนั้นวันนี้เราจะมารวบรัดบอกวิธีง่ายๆ เกี่ยวกับการเขียน Email เพื่อคุยงานกับลูกค้า

วิธีเขียนอีเมล

ต้องทำความเข้าใจก่อนว่าการเขียนมีอยู่ 3 ระดับด้วยกัน คือ ทางการ ไม่ทางการและกึ่งทางการ โดยการเขียน Email เป็นได้ทั้ง 3 ระดับ ขึ้นอยู่กับว่าเราจะเขียนถึงใคร เรามาดูส่วนประกอบของ Email ที่ดีก่อนดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง?

1. ชื่อเรื่อง

ตั้งชื่อเรื่องให้กับเรื่องที่คุย จะได้ง่ายต่อการหา Email และ ทำให้อีกฝ่ายเข้าใจคร่าวๆ เกี่ยวกับเรื่องที่เราจะพูดถึง เนื้อหาที่เราจะสื่อ ยกตัวอย่างเช่น สอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับงานเขียนบทความ A เป็นต้น

2. คำขึ้นต้นหรือคำทักทาย

คิดง่ายๆ เวลาเราเจอหรือพูดกับใครสักคนก็จะพูดว่า สวัสดีครับ สวัสดีค่ะ การเขียน Email ก็เช่นกัน แต่จะมาในรูปแบบคำว่า เรียน.. , ถึง… หรือ Dear.. เป็นต้น สมมติว่าลูกค้าชื่อหนึ่ง การเปิดหัวข้อ Email จะเขียนว่า ถึง คุณหนึ่ง,

3. ส่วนของเนื้อหา

โดยในเนื้อหาจะแบ่งเป็น 3 ส่วนด้วยกัน

3.1 เขียนอ้างถึงเนื้อหาที่จะพูด

การเขียนเนื้อหาที่ดี ไม่ใช่ว่าอยู่ดีๆ ก็พุ่งตรงไปถามโต้งๆ อย่างไม่มีปี่มีขลุ่ย สมมติว่าเรามีคำถามเกี่ยวกับบรีฟงานของลูกค้า จำเป็นต้องเกริ่นถึงตัวงานที่ลูกค้าได้บรีฟมาก่อนสักเล็กน้อย และจึงค่อยเขียนว่าเราสงสัยตรงไหน อาจจะใช้คำว่า ‘ขอรบกวนปรึกษา’ เป็นประโยคเปิดเพื่อดึงเข้าคำถาม แสดงถึงความนอบน้อมและรู้จักใช้คำ

3.2 เขียนบอกถึงการแนบไฟล์

แน่นอนว่าเวลาส่งงานให้ลูกค้า เราจะต้องแนบไฟล์ด้วย และบางครั้งอาจไม่ได้มีแค่ไฟล์เดียว เพื่อทำให้การส่งไฟล์สมบูรณ์และไม่มีการตกหล่น การบอกว่าเราส่งไฟล์อะไรไปให้ลูกค้า ถือเป็นเรื่องที่ควรทำอย่างยิ่ง

3.3 ขอหรือแจ้งข้อมูลอื่นๆ

หากมีสิ่งที่อยากจะขอจากลูกค้าหรือแจ้งข้อมูล เช่น อยากจะได้ Ref. ของชิ้นงานเพิ่มเติม โดยอยากให้ทางลูกค้าหามาเพื่อเป็นตัวอย่างให้เข้าใจตรงกันในสิ่งที่ลูกค้าต้องการและสิ่งที่เราควรจะทำ ก็สามารถเขียนใน Email ได้เช่นกัน

4. สรุป

คล้ายๆ กับการเขียนเรียงความ ย่อความเลยเนอะ Email ก็มีการสรุปเหมือนกัน การสรุปก็แค่พูดถึงเนื้อหาสำคัญๆ ย้ำอีกครั้งให้เข้าใจครบถ้วน และกล่าวคำขอบคุณ

5. คำลงท้าย และ ลงชื่อ

พอมีการทักทายแล้ว เมื่อเราจะจบการสนทนาก็ต้องบอกลา Email ก็เช่นกัน โดยปกติคำกลางๆ ส่วนใหญ่ที่ใช้ ถ้าเป็นภาษาไทย จะใช้คำว่า ขอแสดงความนับถือ ส่วนคำภาษาอังกฤษที่ใช้ลงท้ายและมีความหมายเดียวกัน คือ Best Regards, หรือ Regards, หลังจากนั้นก็ลงชื่อตัวผู้เขียน Email หรือแนบนามบัตร,เขียนเบอร์โทรศัพท์ติดต่อเกี่ยวกับเราให้เรียบร้อยก็ได้

โดยการทำงานฟรีแลนซ์อาจไม่จำเป็นต้องเขียนและซีเรียสมากกับการส่งงาน แค่สื่อสารให้เข้าใจถูกต้องและชัดเจนก็เพียงพอแล้ว แต่ถ้าหากว่ามี 2 คนที่ทำงานกับลูกค้าคนนี้และหนึ่งคนตอบเมลห้วนๆ ดูไม่ค่อยตั้งใจกับอีกคนที่ตอบอย่างตั้งใจและชัดเจน มีความสุภาพเรียบร้อย การจ้างงานต่อหรือความเอ็นดูในการพูดคุยจะเกิดกับคนที่สองอย่างชัดเจน

ตัวอย่างการเขียน Email

เรียนคุณหนึ่ง

สวัสดีวันศุกร์ครับคุณหนึ่ง ผมได้อ่านบรีฟงานที่คุณหนึ่งส่งมาให้เรียบร้อยแล้ว โดยผมมีคำถามเกี่ยวกับตัวบรีฟงานบางส่วน ดังนี้

คุณหนึ่งต้องการให้ผมเขียนเกี่ยวกับเรื่องของคุณแม่ ผมรบกวนขอปรึกษาว่า คุณหนึ่งอยากให้เขียนเป็น คุณแม่กำลังตั้งครรภ์ หรือคุณแม่เพิ่งคลอดบุตรหรือคุณแม่ที่มีลูกโตแล้วดีครับ

ผมรบกวนขอบทความอ้างอิงจากทางคุณหนึ่ง เพื่อจะได้เขียนบทความออกมาได้ตรงประเด็นและเป็นไปตามที่ทางคุณหนึ่งต้องการ ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับข้อมูลครับ

Best Regards,

เนม

________________________________________________

อยากทำฟรีแลนซ์ แต่ไม่รู้จะทำที่ไหนดี? เริ่มต้นทำฟรีแลนซ์ได้ง่าย ๆกับ Fastwork ดูรายละเอียดต่อที่นี่ : http://bit.ly/JoinFastworkco