ในวันที่ชีวิตฟรีแลนซ์อย่างเราๆ ต้องบริหารจัดการเวลาในการทำงานแต่ละโปรเจคของลูกค้า รวมถึงการบริหารจัดการโครงการและบริหารความคาดหวังของลูกค้า เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีนั้น อีกสิ่งหนึ่งทีมีความสำคัญไม่แพ้กันและมักเป็นสิ่งที่ฟรีแลนซ์อาจจะหลงลืมกันไป นั่นก็คือการบริหารจัดการรายรับ รายจ่าย ให้มีความสมดุลและทำให้เรามีสภาพคล่องที่ดีทางด้านการเงิน รวมถึงการบริหารจัดการภาษีต่างๆจากรายได้ที่เราสร้างขึ้นจากน้ำพักน้ำแรงของเรา วันนี้มีคำแนะนำดีๆมาฝากเหล่าฟรีแลนซ์ว่า การจัดทำบัญชีรับจ่ายคืออะไร ทำไมต้องทำ ทำแล้วจะทำให้ชีวิตฟรีแลนซ์ดีขึ้นอย่างไร
บัญชีรับจ่ายคืออะไร
การจัดทำบัญชีรับจ่าย ง่ายๆเลยก็คือเป็นการส่องแว่นขยายไปที่กระเป๋าเงินของเรา ว่าอะไรทำให้กระเป๋าเงินเรามีเงินมากขึ้น หรือในทางกลับกันอะไรทำให้กระเป๋าเงินของเรามีเงินน้อยลง หรืออะไรที่เราต้องจ่ายไปที่เป็นต้นทุนของโปรเจคหรืองานที่เราทำให้ลูกค้าในแต่ละรายนั่นเอง
ส่วนที่ทำให้กระเป๋าเงินเรามีเงินมากขึ้น ส่วนนี้เรียกว่า “เงินได้” หรือ “รายรับ” ซึ่งการที่เราทำมาหาได้จากน้ำพักน้ำแรงของเรานี้ ในทางภาษีถือว่าเป็นเงินได้จากการที่เรารับทำงานให้
อีกส่วนหนึ่งคือ “ค่าใช้จ่าย” หรือ “รายจ่าย” ค่าใช้จ่ายหรือรายจ่ายคือเงินที่เราต้องจ่ายออกไปเพื่อ “งาน” ที่เราทำนั้น โดยปกติค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะมีความสัมพันธ์โดยตรงกับรายได้ที่เกิดขึ้น หรือเรียกได้ว่าเป็น “ต้นทุน” ที่อาจจะสัมพันธ์โดยตรงกับงาน เช่น ค่าวัสดุอุปกรณ์ ค่าขนส่ง เป็นต้น หรืออาจจะสัมพันธ์ในทางอ้อม เช่น ค่าเช่าสำนักงานเสมือน ค่าน้ำค่าไฟ เป็นต้น ดังนั้นเวลาทำบัญชีรับจ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานฟรีแลนซ์ของเรา อย่าเผลอรวมค่าใช้จ่ายส่วนตัวเข้ามาล่ะ เพราะอาจจะทำให้เรามองภาพของค่าใช้จ่ายผิดเพี้ยนไปได้
บัญชีรับจ่ายทำให้ชีวิตฟรีแลนซ์สามารถบริหารภาษีได้ดีขึ้น
การจัดทำบัญชีรับจ่าย จริงๆ แล้วเหมือนเป็น’ไดอารี่ทางการเงิน’ของเรา เพื่อทำให้เรารู้ในแต่ละจุดของเวลา ว่าจริงๆ แล้วเราบริหารเงินและต้นทุนเป็นอย่างไร มีประสิทธิภาพหรือไม่ อีกทั้งยังทำให้เรารู้ด้วยว่าจริงๆแล้ว ราคาที่เราเสนอไปสำหรับงานก่อนๆนั้น เรามีเงินเหลือหลังหักค่าใช้จ่ายต่างๆ แล้วเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่กันแน่
สำหรับฟรีแลนซ์บางคนที่อาจทำงานที่ตนเองรักที่เริ่มเป็นธุรกิจหรือทางการค้ามากขึ้นนั้น การรู้ค่าใช้จ่ายของงานที่ทำจริงๆ นั้นมีความสำคัญอย่างมากในการบริหารภาษี เนื่องจากเวลาเรายื่นภาษีปลายปี สรรพากรจะกำหนดให้เราหักค่าใช้จ่ายเป็นการเหมา (เช่น ถ้าเราทำงานโปรเจคใหญ่แบบเหมาค่าแรงและค่าของแล้วเข้าเป็นรายได้ประเภทที่ 7 หรือ 8 สรรพากรจะกำหนดให้เราหักค่าใช้จ่ายเป็นการเหมา 40-60% ของรายได้ โดยไม่ต้องมีหลักฐาน)
แต่มีใครรู้บ้างว่าจริงๆ สรรพากรให้เราเลือกหักตามจริงก็ได้นะ ! เป็นรางวัลของคนขยันนั่นก็คือ ถ้าเรามีการเก็บเอกสารหลักฐานค่าใช้จ่ายต่างๆ ไว้และเราก็ได้ทำบัญชีรับจ่ายไว้ด้วย ใครจะรู้ว่าบางทีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง อาจจะเกินค่าใช้จ่ายที่คิดแบบเหมาตามเปอร์เซนต์ที่สรรพากรกำหนดก็ได้ เห็นไหมว่า จริงๆ แล้ว การจดบัญชีรับจ่าย นอกจากทำให้เรารู้สภาพคล่องของเราแล้ว ยังเป็นการบริหารจัดการภาษีได้ในอีกทางหนึ่งด้วย
บัญชีรับจ่ายทำให้เราสามารถตั้งราคาได้อย่างชาญฉลาด
ปกติฟรีแลนซ์อย่างเราๆ มักจะตั้งราคาโดยอิงจากราคาตลาดแล้วลดราคาลงมาส่วนหนึ่งเพื่อเป็นแรงจูงใจให้ลูกค้าเลือกมาใช้บริการกับเรา แต่อาจจะขาดมุมมองในเรื่องต้นทุนว่าจริงๆแล้วทั้งโปรเจคนั้นมีต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงเท่าไหร่ แล้วตั้งราคาให้ครอบคลุมต้นทุนนั้น แต่การจะตั้งราคาได้แบบนี้หมายความว่า เราน่าจะต้องมีข้อมูลในอดีตว่า สำหรับโปรเจคที่คล้ายๆกันในอดีตนั้นมีต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงๆเท่าไหร่กันแน่ ซึ่งนี่ก็เป็นประโยชน์อย่างนึงของการจดบัญชีรับจ่าย
นอกจากนั้นแล้ว ในการตั้งราคาอย่างมีกลยุทธ์ เราอาจจะเลือกได้ว่าจริงๆแล้ว งานบางอย่างมีทั้งค่าแรงของเรา และต้นทุน ถ้าเราบริหารจัดการได้ดี ฟรีแลนซ์อย่างเราอาจเลือกที่จะเสนอราคาและคิดค่าบริการเฉพาะค่าแรง แล้วให้ลูกค้ารับผิดชอบส่วนของต้นทุนแทนเรา หรือจะคิดเหมาทั้งต้นทุนและค่าแรง ซึ่งอันนี้แล้วแต่ประเภทของงานและความเหมาะสมไปในแต่ละกรณี แต่การตั้งราคาเช่นนี้จะเป็นการใช้ประโยชน์จากบัญชีรับจ่าย นอกจากนี้ยังเป็นการบริหารภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเงินได้ของเราอีกด้วย
ดังนั้นสำหรับฟรีแลนซ์รุ่นใหม่อย่างเราๆ ที่มีความกล้าออกจากคอมฟอร์ทโซน และมีไอเดียสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ แล้วก็อย่าลืมในเรื่องของการบริหารจัดการเงินและบริหารภาษี โดยเริ่มต้นจากจุดที่ง่ายที่สุดคือการจัดทำและการวิเคราะห์บัญชีรับจ่ายอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ชีวิตฟรีแลนซ์ของเราสบายขึ้นในระยะยาว !
